Ausstellungen im Künstlerhaus

Erschließung der Kataloge im Künstlerhausarchiv

Das Projekt

Das Ziel unseres Projektes war die Sichtung, Ordnung, Erschließung und Zugänglichmachung des Bestands der Kataloge mit Bezug zum Künstlerhaus.

Als Hauptaufgaben stellten wir uns:

  • die Zusammenführung und Erfassung der Kataloge
  • eine Systematik und Signatur zu erstellen
  • die Neuaufstellung im Archiv des Künstlerhauses
  • die Erschließung eines Teilbestands von 100 Jahren in einer Datenbank
  • die Recherche zur Geschichte des Künstlerhauses und der Kataloge
  • die Präsentation des Projekts und der inhaltlichen Recherche auf einer Website

Im Laufe der Projektdurchführung hat sich unsere Zielsetzung in den Details immer wieder etwas verschoben, da erst im Prozess selbst klar wurde, was wirklich machbar ist.

Planung

Anfangs standen vor allem theoretische Überlegungen im Vordergrund. Wir erstellten einen groben Zeit- und Ablaufplan, der uns auch Pufferzeit im August ließ. Dieser diente unserer eigenen Orientierung und Kontrolle.

Im Folgenden nun der Zeitplan, wie wir ihn zu Beginn des Projektes festgelegt haben:

  • 31. 05. 2015: Das Projektteam hat die Recherche zu den Themenkomplexen „Umgang mit Ausstellungskatalogen in Bibliotheken und Archiven“, „Aufstellungssystematik und Signaturen“, „Geschichte des Künstlerhauses und seines Archivs“ abgeschlossen.
  • 31.06. 2015: Ein Datenbanksystem wurde ausgewählt und ist für die Katalogisierung einsatzbereit.
  • 10.07. 2015: Die Kataloge sind sortiert und die Dubletten verpackt.
  • 31.07.2015: Ein Teilbestand der Kataloge ist in die Datenbank eingegeben.
  • 21.08.2015: Die Website ist erstellt.
  • 28.08.2015: Präsentation und Projektarbeit sind fertiggestellt.

Das Künstlerhaus Archiv ist in den Räumlichkeiten des Wiener Stadt- und Landesarchivs untergebracht und somit an die Öffnungszeiten dieser Institution gebunden. Für unsere Tätigkeit kam erschwerend hinzu, dass es uns nicht erlaubt war uns in Herrn Mag. Rachlers Abwesenheit im Magazin aufzuhalten. Unser Zeitplan sah vor, dass wir den gesamten Juli vor Ort im Archiv arbeiten würden. Die möglichen Anwesenheitszeiten waren meist von 10:00 bis 15:30.

Durchführung

Zu Beginn unseres Projektes gehörte die Suche nach Katalogen in den Archivboxen der Ausstellungsakten noch zu unseren Aufgaben. Nach mehreren Besprechungen stellte sich diese Tätigkeit für den Rahmen unseres Projektes als zu umfangreich heraus und Herr Mag. Rachler ließ sie von Praktikantinnen durchführen. An dieser Stelle möchten wir Verena Walzl, Kristina Höch und Alice Pfitzner für ihre Vorarbeit danken, die einen wichtigen Beitrag zum Erfolg des Projekts darstellte.

Nachdem wir uns einen Überblick über die Situation vor Ort verschafft hatten und organisatorische Fragen geklärt waren, luden wir als ersten Schritt den Handapparat auf Rollwägen und brachten ihn an unseren Arbeitsplatz im Magazin. Da wir die chronologische Sortierung beibehielten, mussten wir diese nur kontrollieren und fehlende Exemplare aus den Dublettenboxen ergänzen. Diese Tätigkeit klingt banal, nahm jedoch nicht wenig Zeit in Anspruch. Wir hatten jeden einzelnen Katalog aus den Dublettenboxen bis zum Jahr 1978 in der Hand und suchten danach im Handapparat. Entgegen den Erwartungen Herrn Mag. Rachlers, gab es doch einige Exemplare die ergänzt werden mussten.

Archivarische Sicherung der Dubletten und ungebundenen Kataloge im Handapparat

Die Dubletten wurden zu Beginn unseres Projektes liegend in Archivboxen gelagert und waren nicht optimal für die Langzeitarchivierung verpackt. Hierfür mussten wir eine geeignetere Lösung finden. Auch die ergänzten Kataloge des Handapparats mussten zur schonenden Benutzung adaptiert werden.

Zu danken ist an dieser Stelle Herrn Mag. Rachler, der für uns einen Mini-Workshop beim Papierrestaurator des Wiener Stadt- und Landesarchivs, Mag. Max Krauss, organisiert hat. Mit seiner Hilfe haben wir uns für die geeignete Verpackungsart entschieden, die mit unseren Ressourcen am besten umsetzbar war.

Dubletten bis zum Jahr 1950 wurden von den ungeeigneten Banderolen befreit und stattdessen in weißes Archivpapier eingeschlagen, das von einem archivtauglichen Klebeband (ähnlich einer Briefmarke) zusammengehalten wird. Während diesem Prozess haben wir die Dubletten nochmals gezählt und die Dublettenliste gegebenenfalls aktualisiert.

Die ungebundenen Kataloge im Handapparat bekamen einen Umschlag aus grauem Archivpapier. Fragile oder sehr dünne Exemplare erhielten eine speziellere Schutzverpackung und werden liegend in Archivboxen aufbewahrt. Im Handapparat befinden sind an der richtigen Stelle Platzhalter, welche auf die Kataloge in der jeweiligen Box verweisen.

Entwicklung der Signatur

Das Künstlerhaus Archiv verfügte bisher nur über uneinheitliche Systematiken und Beschriftungen, somit hatten wir im Bezug auf die zu verwendende Signatur freie Hand. Nach gründlicher Überlegung kamen wir zu folgendem Schluss:

  • Es soll auf den ersten Blick ersichtlich sein, dass es sich um Objekte aus dem Künstlerhaus Archiv handelt. Es bot sich also die Buchstabenkombination KH an.
  • Es erschien uns sinnvoll kenntlich zu machen, dass es sich um den Bestand der Kataloge des Künstlerhauses handelt. Wir entschieden uns daher für KH-K.
  • Um ein einfaches Auffinden des gesuchten Exemplars zu gewährleisten, lag es nahe das Erscheinungsjahr in die Signatur aufzunehmen: KH-K-1868.
  • Da meist mehrere Kataloge in einem Jahr erschienen, haben wir für die Sortierung eine fortlaufende Nummer innerhalb des Jahres gewählt: KH-K-1868/ 1.

Datenbank und Katalogisierung

Aufgrund der einfachen Handhabung und häufigen Nutzung in kleinen Archiven und Bibliotheken war das Datenbanksystem Filemaker unser Vorschlag für die Formalerschließung der Kataloge. Leider konnte das Vorhaben, eine Lizenz für das Archiv zu erwerben, nicht realisiert werden. Aus diesem Grund und durch zusätzlichen Zeitdruck mussten wir uns kurzfristig darauf umstellen, die Katalogisierung in Open Office Calc vorzunehmen.

Wir haben uns für diese Programm entschieden, da eine erstelle Liste bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt in ein Datenbanksystem eingespielt werden kann. In einem ersten Testlauf mit Open Office Base haben wir damit auch positive Ergebnisse erzielt. Wenn das Künstlerhausarchiv in Zukunft eine Datenbank andenkt, können unsere Katalogisate also ohne große Mühen dafür übernommen werden.

Die Phase der Formalerfassung dauerte ungefähr drei Wochen, da wir einzelne Tage nicht im Archiv arbeiten konnten und sich leider Krankenstände ergaben. Zum Glück hatten wir genügen Pufferzeit eingeplant und konnten den Rückstand somit im August ausgleichen. Im Magazin gibt es keinen Internetzugang, was vor allem die Katalogisierung erschwerte. Wir mussten jeden Katalog neu aufnehmen und konnten uns nicht mit schon bestehenden Katalogisaten behelfen.

Etikettierung und Aufstellung

Für eine einfache Handhabung erschien es am sinnvollsten die Signaturetiketten auf der Vorderseite des jeweiligen Exemplars anzubringen. Da die meisten Kataloge ohnehin gebunden sind und wir die ungebundenen in Archivpapier einschlugen, war die Etikettierung unproblematisch.

Wir haben uns schließlich für einfache, weiße Etiketten entschieden. Die Signatur wurde an der linken oberen Ecke der Vorderseite des Buchdeckels angebracht. Die Buchnummern klebten wir auf den Buchrücken. Leider stellte sich heraus, dass die Etiketten nicht gut an den Büchern hafteten, da wir aus organisatorischen Gründen leider keine speziellen Buchetiketten zur Verfügung hatten. Wir entschieden uns dafür, zusätzlich eine transparente Folie darüber anzubringen. So ist eine lange Haltbarkeit der Etiketten auch tatsächlich gewährleistet.

Der letzte Schritt unserer praktischen Arbeit im Archiv war die Wiederaufstellung des Handapparats im Büro von Herrn Mag. Rachler. Durch die neuen, grauen Einbände der bisher nicht gebundenen Kataloge ergibt sich jetzt ein einheitlicheres Bild als zuvor.

Ergebnis

Wir haben die Kataloge des Handapparats bis 1968 geordnet, mit den Dublettenboxen abgeglichen, die Dubletten bis zum Jahr 1950 für die Langzeitarchivierung verpackt und die nicht gebundenen Exemplare für die Benutzung eingeschlagen. Insgesamt erstellten wir 902 Datensätze mit den wichtigsten Metadaten der Kataloge aus dem Zeitraum zwischen 1868 und 1968. Der Handapparat wurde schließlich wieder in Herrn Mag. Rachlers Büro aufgestellt. Durch die neuen, grauen Einbände sieht er nun einheitlich und ansprechend aus. Die erstellten Signaturen und Buchnummern machen es möglich, schnell und gezielt den gewünschten Katalog zu finden und nach der Benutzung auch wieder an der richtigen Stelle einzuordnen.

Ausblick

Im Rahmen dieses Projekts haben wir nicht nur den Bestand der Künstlerhauskataloge erschlossen und für die zukünftige Benutzung aufbereitet, sondern wir entwickelten auch einen Workflow anhand dessen es möglich ist, diesen Bestand noch weiter aufzuarbeiten und zu pflege.

Für unsere Nachfolgerinnen bzw. Nachfolger stellen sich noch folgenden Aufgaben:

  • Abgleich des Handapparates und der Dubletten ab 1978

  • weitere archivarische Verpackung der Dubletten und nicht gebundenen Kataloge im Handapparat

  • Katalogisierung der Ausstellungskataloge bis heute

  • Etikettierung und Aufstellung im Magazin

Da wir uns bei der Formalerschließung kurzfristig umorientieren mussten, haben wir sie zunächst in Open Office Calc durchgeführt. In einem zweiten Schritt überspielten wir die Datensätze in Open Office Base, um die weitere Eingabe und Benutzung zu erleichtern. Auf längere Sicht wäre es für das Archiv jedoch sehr sinnvoll in ein gut überlegtes Datenbanksystem zu investieren, das für die Bestände des Künstlerhaus Archivs am besten geeignet ist. Für die Benutzerinnen und Benutzer wäre es auch von Vorteil, wenn der Bestand online recherchiert werden könnte.

Darüber hinaus ist zu überlegen wie mit den zum Teil sehr großen Mengen an Dubletten umzugehen ist. Da Platzknappheit auch im Künstlerhaus Archiv ein Thema ist, könnte eine Reduzierung der Dubletten angedacht werden. Tausch oder Verkauf würden sich hier anbieten. Während unserer Arbeit an den Dubletten sind uns immer wieder Kataloge mit handschriftliche Notizen begegnet, die es wert wären genauer untersucht zu werden. Leider sind uns auch im Handapparat und den Dublettenboxen viele Exemplare aufgefallen, deren Zustand sehr schlecht ist. Vielleicht ein Projekt für angehende Papierrestauratorinnen und Papierrestauratoren?

Das Künstlerhaus Archiv birgt selbstverständlich noch eine Menge an Schätzen abseits der Künstlerhauskataloge, die es zu entdecken und aufzuarbeiten gibt.

Résumé

Der Auftraggeber und Betreuer unseres Projektes, Herr Mag. Rachler, hat uns bei der Durchfürhung weitgehend freie Hand gelassen. Das gesamte Ausmaß des Arbeitsaufwands war uns nicht von vornherein bewusst. So waren wir in der Anfangszeit manchmal etwas überfordert und mussten uns erst fokussieren, um unsere Aufgaben genau zu definieren. Wir haben die Offenheit Herrn Mag. Rachlers in Bezug auf unser Projekt jedoch als Chance begriffen und konnten so auch unsere eigenen Ideen einbringen.

Das wichtigste Kriterium unseres Projektes war jedoch die einfache Handhabung für unseren Auftraggeber. Schlussendlich haben wir ein mehr als zufriedenstellendes Ergebnis erzielt und können viele wichtige Erfahrungen aus dieser Zeit mitnehmen.

Die Arbeit im Künstlerhaus Archiv hat uns immer wieder gefordert, auch an unvermuteten Stellen. Durch den starken Praxisbezug waren wir mehrmals mit Herausforderungen im Alltag von Archiven und Bibliotheken konfrontiert, die schnelle Lösungen und Kompromisse fordern können. Dieser Zugang zum archivarischen und bibliothekarischen Feld war sehr spannend und in vielen Bereichen auch neu für uns.

Als Herr Mag. Rachler das Projekt im Herbst den Lehrgangsteilnehmerinnen und Lehrgangsteilnehmern vorstellte, hatten wir alle gewisse Vorstellungen von Bibliotheken und Archiven, von bibliothekarischer und archivarischer Arbeit. Wir haben uns für das Projekt entschieden, weil es nach einem kleinen Abenteuer klang: unbearbeitete Bestände ausheben, in staubigen Archivkisten wühlen, etwas zu Tage fördern und nicht zuletzt anderen zugänglich machen.

Es war dann auch eine gar nicht so kleine Unternehmung, sich durch die Massen an Material zu arbeiten. Weniger Abenteuer als Aufwand war es, den Bestand zu systematisieren und aufzubereiten. Aber auch dieser Teil war spannend und hat uns sehr vieles gelehrt. Das Projekt war in jedem Fall sehr ertragreich und sein Ergebnis ermöglicht es, den Bestand der Künstlerhauskataloge in Zukunft einem größeren Kreis von Benutzerinnen und Benutzern näherzubringen.

Abschließend möchten wir uns bei Herrn Mag. Rachler für seine kompetente und unkomplizierte Betreuung bedanken. Arbeitsumfeld und -klima war ausgesprochen nett und angenehm und wir haben uns während der ganzen Zeit im Künstlerhausarchiv sehr wohl gefühlt.

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Projektteam & Archivar Mag. Paul Rachler

Katharina Drechsel-Pötz

kathie.poetz@gmail.com

Silvia Soukal

silvia.soukal@gmx.at

Eva Luttenberger

eva.luttenberger@gmail.com
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